Od 1 listopada firmy nie założysz w gminie. Zostaje jeden kanał

Przez lata scenariusz zakładania firmy wyglądał tak samo: wypełniasz wniosek, drukujesz, idziesz do urzędu gminy, podpisujesz długopisem przy okienku. Od 1 listopada 2026 ten scenariusz się kończy — wniosek o wpis do CEIDG przyjmuje wyłącznie formularz elektroniczny. Ustawa nie jest projektem, o którym można zapomnieć do stycznia. Leży w Dzienniku Ustaw od kwietnia.

Co się zmienia i skąd to wiadomo

Zmianę wprowadza ustawa z 13 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz niektórych innych ustaw, ogłoszona 13 kwietnia 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 507).

Kluczowe zdanie siedzi w przepisie epizodycznym ustawy nowelizującej, w art. 16 ust. 1:

Od dnia 1 listopada 2026 r. do dnia 31 października 2028 r. wniosek [o wpis z informacją o podjęciu działalności], z wyjątkiem wniosku, w którym wskazano przedstawiciela ustawowego, składa się z wykorzystaniem formularza elektronicznego, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy zmienianej w art. 1. System teleinformatyczny CEIDG przesyła na wskazany w tym formularzu adres poczty elektronicznej urzędowe poświadczenie odbioru.

Nie ma tu drugiego wariantu, alternatywy „albo w urzędzie gminy”, furtki dla osób bez komputera. Jest jedna forma i jeden kanał. Zwróć uwagę na drugie zdanie: potwierdzenie złożenia wniosku przychodzi mailem, więc adres e-mail przestaje być polem wypełnianym z grzeczności, a staje się jedynym miejscem, gdzie zobaczysz dowód, że wniosek dotarł.

Od 1 listopada 2028 r. tę samą zasadę przejmie już na stałe nowy art. 8 ust. 1a ustawy o CEIDG, o niemal identycznym brzmieniu. Dla Ciebie różnica jest żadna: od listopada 2026 papierowy wniosek o założenie firmy przestaje istnieć. Art. 15 ust. 1 ustawy nowelizującej mówi wprost, co się stanie z wnioskiem złożonym w gminie albo wysłanym pocztą po 31 października 2026 r.: pozostawia się go bez rozpoznania. Nie „wzywa do uzupełnienia”, nie „przekazuje dalej”. Trafia do szuflady.

Większość przepisów ustawy wchodzi w życie 14 października 2026 r., a sam obowiązek elektronicznego wniosku o rozpoczęcie działalności — 1 listopada 2026 r. Jeden wyjątek: wniosek o wpis osoby małoletniej, składany przez przedstawiciela ustawowego, do 31 października 2028 r. składa się wyłącznie po staremu, papierowo (art. 16 ust. 2).

Czego ten termin nie obejmuje

Tu zaczyna się część, którą łatwo przeoczyć i przez którą krążą już pierwsze panikarskie posty. Elektronizacja od listopada dotyczy wyłącznie wniosku o wpis, czyli otwarcia firmy. Cała reszta obsługi wpisu — zmiana danych, zawieszenie, wznowienie, wykreślenie działalności, sprawy spółki cywilnej — zostaje po staremu jeszcze przez dwa lata.

Widać to w konstrukcji ustawy. Przepisy o papierowej ścieżce w gminie — obecny art. 8 ust. 2–5 ustawy o CEIDG — tracą moc dopiero 1 listopada 2028 r. (art. 31 pkt 4 ustawy nowelizującej), a art. 15 ust. 2 mówi, że papierowe wnioski o zmianę, zawieszenie, wznowienie czy wykreślenie zostają bez rozpoznania dopiero wtedy, gdy wpłyną po 31 października 2028 r. Ten sam termin wraca w przepisach epizodycznych dla gmin (art. 66a–66d), które przez dwa lata mają jeszcze przekształcać cudze wnioski na postać elektroniczną.

Rodzaj wniosku	Do kiedy papier	Od kiedy tylko elektronicznie
Wpis nowej działalności	31 października 2026	1 listopada 2026
Zmiana danych, zawieszenie, wznowienie, wykreślenie	31 października 2028	1 listopada 2028

Jeśli więc prowadzisz już firmę i planujesz na przykład zawiesić działalność albo zaktualizować kody PKD, listopadowy termin Cię nie dotyczy. Dotyczy Twojego szwagra, który od dwóch lat powtarza, że „zaraz się rejestruje”.

Trzy podpisy, jeden formularz

Skoro wniosek jedzie kanałem elektronicznym, musi być elektronicznie podpisany. Ustawa o CEIDG wymienia trzy sposoby (art. 10 ust. 7) — wniosek:

opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym umożliwiającym jednoznaczną identyfikację osoby składającej wniosek, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo w inny sposób akceptowany przez system teleinformatyczny CEIDG (…)

Ta końcówka o „innym sposobie” oznacza w praktyce zalogowanie się do formularza przez profil zaufany albo — od kwietnia 2026 — przez aplikację mObywatel. W tłumaczeniu z prawniczego na ludzki:

• podpis zaufany — ten z profilu zaufanego, bezpłatny, najpopularniejszy; opis i sposób założenia znajdziesz na gov.pl,
• podpis osobisty — certyfikat zaszyty w e-dowodzie; działa, o ile przy odbiorze dowodu został aktywowany i masz czytnik albo telefon z NFC,
• kwalifikowany podpis elektroniczny — komercyjny, płatny, wydawany przez dostawcę z rejestru prowadzonego przez NCCert.

Trzeba mieć jeden z tych trzech, nie wszystkie. I trzeba mieć go wcześniej, bo żadnego z nich nie da się załatwić w tej samej minucie, w której wypełniasz formularz. Profil zaufany potwierdza się przez bankowość elektroniczną albo wizytą w punkcie potwierdzającym, e-dowód wymaga wcześniejszego wniosku o dowód z warstwą elektroniczną, a podpis kwalifikowany — umowy z dostawcą i weryfikacji tożsamości.

To jest w tej zmianie najbardziej podstępne. Termin brzmi jak sprawa urzędowa, a w praktyce sprowadza się do sprzętu i potwierdzonej tożsamości. Pani Krysia, która chce otworzyć zakład kosmetyczny w listopadzie, nie potrzebuje wiedzy o CEIDG. Potrzebuje działającego profilu zaufanego, założonego zawczasu.

Papier nie był marginesem

Kusi, żeby machnąć ręką: przecież wszyscy i tak składają online. Otóż nie wszyscy. Według danych z systemu CEIDG, które Ministerstwo Rozwoju i Technologii podało w uzasadnieniu projektu (druk sejmowy nr 2076), w 2024 r. elektronicznie wpłynęło 68% wszystkich wniosków do CEIDG, a wśród wniosków o założenie firmy — 66%. Czyli mniej więcej co trzeci nowy przedsiębiorca szedł do gminy. To nie jest margines, to jest jedna trzecia rynku, która od listopada musi zmienić przyzwyczajenie.

Najwięcej ryzyka jest tam, gdzie decyzja o firmie zapada nagle: pierwsze zlecenie na budowie od poniedziałku, kontrakt B2B do podpisania w tygodniu, klient, który czeka na fakturę. Wcześniej można było w takiej sytuacji wpaść do urzędu i wyjść z wpisem. Teraz między pomysłem a firmą stoi jeszcze jeden krok — i ten krok trwa.

Pan Areczek, programista, przejdzie przez to bez mrugnięcia okiem, bo profil zaufany założył pięć lat temu przy okazji rozliczania PIT-u. Pan Mirek, glazurnik, który papiery zawsze załatwiał w gminie, dowie się o zmianie w dniu, w którym przyjdzie do okienka. Różnica między nimi nie polega na kompetencjach cyfrowych, tylko na tym, czy ktoś im o terminie powiedział wcześniej.

Jesienią kumulują się terminy

Listopadowa data nie jest jedyna. Wcześniej, 30 września 2026 r., mija termin na adres do e-Doręczeń dla firm już działających — pisałam o nim osobno w tekście o e-Doręczeniach dla JDG. Oba terminy mają wspólny mianownik: państwo przestaje udawać, że papierowa ścieżka jest równorzędna.

Ten sam mechanizm widać w fakturach. Harmonogram KSeF rozpisany jest na etapy i też nie przewiduje wariantu awaryjnego dla osób, które wolą papier — opisałam go w tekście o terminach KSeF. Rejestracja, doręczenia i fakturowanie idą w tę samą stronę, tylko w różnym tempie.

Dla kogoś, kto zakłada firmę jesienią, wynika z tego jedna rozsądna kolejność działań. Najpierw tożsamość elektroniczna, potem wniosek, potem skrzynka do e-Doręczeń. Odwrotnie się nie da.

Co przygotować, zanim usiądziesz do formularza

Formularz CEIDG jest bezpłatny i wypełnia się go raz, ale zadaje pytania, na które lepiej znać odpowiedź wcześniej niż w trakcie:

1. Podpis elektroniczny — jeden z trzech opisanych wyżej, sprawdzony wcześniej na dowolnym innym dokumencie.
2. Adres e-mail, do którego naprawdę zaglądasz — to tam przyjdzie urzędowe poświadczenie odbioru.
3. Kody PKD — od 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja, więc nie przepisuj kodów z wpisu kolegi sprzed lat.
4. Forma opodatkowania — skala, liniowy czy ryczałt. Wybór nie jest kosmetyczny i nie zawsze da się go potem odkręcić; stawki i progi trzymamy zebrane we wskaźnikach.
5. ZUS — ulga na start, preferencyjne składki czy pełny ZUS. Ile to realnie kosztuje, policzysz kalkulatorem ZUS, a szerzej rozpisałam to w tekście o składkach ZUS 2026.

Resztę procedury — od wyboru nazwy po pierwsze deklaracje — rozłożyłam na czynniki pierwsze w poradniku jak założyć firmę w 2026 roku. Ten artykuł dokłada do niego jedną poprawkę: od listopada punkt „idź do gminy” znika z listy.

Jedno okienko robi się szersze

Dla jednoosobowej firmy „jedno okienko” działa od lat: wniosek do CEIDG niesie ze sobą zgłoszenia do urzędu skarbowego, ZUS i GUS. Nowością tej ustawy jest rozciągnięcie tego mechanizmu na spółki cywilne — wniosek o publikację informacji o spółce ma od razu obejmować REGON, NIP i zgłoszenie płatnika składek (nowy rozdział 6a, art. 42b). Ta część wchodzi w życie dopiero 1 listopada 2028 r. Kierunek jest dobry i szczerze mówiąc spóźniony o dekadę.

Warto tylko trzymać w głowie proporcje: automatyczne przekazanie danych do ZUS nie zwalnia z wyboru schematu składek ani z pilnowania terminów. Zgłoszenie to nie to samo co rozliczenie.

Jest jeszcze jeden drobiazg, który doceni każdy, kto kiedyś zgubił potwierdzenie z urzędu. Skoro poświadczenie odbioru przychodzi mailem prosto z systemu CEIDG, masz datowany dowód złożenia wniosku bez pieczątki i bez kolejki. Zachowaj tę wiadomość — przyda się, gdyby wpis z jakiegokolwiek powodu nie pojawił się w rejestrze.

FAQ

Czy od 1 listopada 2026 można jeszcze złożyć papierowy wniosek o wpis do CEIDG? Nie. Art. 16 ust. 1 ustawy nowelizującej przewiduje od 1 listopada 2026 r. wyłącznie formularz elektroniczny dla wniosku o wpis, a wniosek złożony papierowo po tej dacie zostaje bez rozpoznania (art. 15 ust. 1). Papierowa ścieżka zostaje natomiast dla pozostałych wniosków dotyczących istniejącego wpisu — do 31 października 2028 r.

Czym podpiszę wniosek, jeśli nie mam profilu zaufanego? Ustawa dopuszcza także podpis osobisty z e-dowodu i kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli nie masz żadnego z trzech, profil zaufany jest zwykle najszybszą i bezpłatną drogą — potwierdzisz go m.in. przez bankowość elektroniczną.

Czy zmiana dotyczy firm już zarejestrowanych? Nie w listopadzie. Zmiana danych, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie działalności przechodzą wyłącznie do kanału elektronicznego dopiero od 1 listopada 2028 r.

Czy urzędnik w gminie nadal pomoże wypełnić wniosek? Ustawa zachowuje rolę upoważnionych pracowników gminy w okresie przejściowym, ale od 1 listopada 2026 r. nie dotyczy to już papierowego wniosku o rozpoczęcie działalności. Zakres pomocy warto sprawdzić w konkretnym urzędzie.

Ile kosztuje wpis do CEIDG? Wpis jest bezpłatny, podobnie jak profil zaufany. Płatny bywa wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny, o ile akurat na niego się zdecydujesz.

Co, jeśli chcę założyć firmę pod koniec października? Wtedy obowiązują jeszcze stare zasady, ale odradzam bieganie na styk. Jeśli wniosek wymagałby poprawek już po 31 października, poprawiać będziesz go w nowym reżimie — i podpis elektroniczny i tak Ci się przyda.

Na koniec

Ta zmiana nikomu niczego nie zabiera. Przenosi tylko moment, w którym trzeba się ogarnąć, o kilka tygodni do przodu: zamiast stać w kolejce w dniu rejestracji, załatwiasz podpis wcześniej i klikasz wniosek z kuchni. Cała różnica polega na tym, że o terminie trzeba wiedzieć zawczasu, bo listopadowe „przecież pójdę do gminy” skończy się rozmową z ochroniarzem, a nie wpisem.

A jeśli to Ty jesteś tą osobą, która od dwóch lat „zaraz zakłada firmę” — masz teraz twardą datę zamiast dobrych chęci. Twoje odkładanie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, ale też nikt Ci go nie policzy, jeśli zabierzesz się za to w tym tygodniu.

Zakładasz firmę i wolisz, żeby ktoś przypilnował kolejności? Zobacz, jak wygląda zakładanie firmy z mojaKsięgowa.ai — od wyboru formy opodatkowania po pierwsze zgłoszenia.

Merytorycznie zweryfikował: Piotr Gloger

Newsletter od Klary — co tydzień na maila

Krótkie podsumowanie zmian w przepisach, terminów i poradników. Zero spamu, można się wypisać jednym kliknięciem.

Zapisz mnie

Zapisując się akceptujesz politykę prywatności.