Klient nie zapłacił, a podatek już poszedł. Tak odzyskujesz VAT i PIT po 90 dniach

Wystawiłeś fakturę na 12 000 zł. Klient przytaknął, pochwalił robotę i zniknął. Minęły dwa miesiące, przelewu nie ma, a Ty zapłaciłeś już od tej faktury i VAT, i zaliczkę na podatek dochodowy. Fiskus uznał, że masz pieniądze, bo je zafakturowałeś — logika, której Twój bank akurat nie podziela.

Nazywa się to ulga na złe długi i istnieje dokładnie po to, żeby odkręcić tę sytuację. Działa osobno w VAT i osobno w podatku dochodowym, wchodzi po 90 dniach i — o czym mało kto mówi głośno — działa też w drugą stronę. Jeśli to Ty jesteś tym, który nie zapłacił, po tych samych 90 dniach masz obowiązek oddać odliczony VAT.

Podatek poszedł, przelew nie przyszedł

W polskim systemie podatek nie czeka na Twoje pieniądze. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje przy dostawie towaru albo wykonaniu usługi, a przychód w podatku dochodowym — co do zasady w dniu wydania rzeczy lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury. Termin płatności, który wpisałeś na dokumencie, jest umową między Tobą a klientem. Urzędu skarbowego on nie obowiązuje.

Efekt jest taki, że przy stawce 23% od faktury na 12 000 zł netto odprowadzasz 2 760 zł VAT-u z własnej kieszeni, zanim klient w ogóle pomyśli o przelewie. Do tego dochodzi zaliczka na podatek dochodowy liczona od przychodu, którego fizycznie nie ma. Jaka stawka VAT powinna w ogóle stać na Twojej fakturze, sprawdzisz w zestawieniu stawek VAT obowiązujących w 2026 roku.

Ulga na złe długi nie jest przywilejem ani nagrodą za cierpliwość — to mechanizm naprawczy, który przywraca stan zgodny z rzeczywistością. Ministerstwo Finansów opisuje to bez owijania w bawełnę: podatnik może zmniejszyć podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności, a dłużnik ma obowiązek zwiększyć swoje zobowiązanie o tę samą kwotę. Zasada obowiązuje w podatku dochodowym od 1 stycznia 2020 roku, a w VAT znacznie dłużej.

Skąd się bierze te 90 dni i od czego je liczyć

Ustawodawca musiał gdzieś postawić granicę między „klient się spóźnia” a „klient nie zapłaci”. Postawił ją na dziewięćdziesiątym dniu.

W VAT nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, gdy wierzytelność pozostaje nieuregulowana przez co najmniej 90 dni od terminu płatności. W podatku dochodowym zmniejszenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym — cytując komunikat Ministerstwa Finansów — „upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu do zapłaty”.

Kluczowe słowo to termin płatności, a nie data wystawienia faktury. Jeśli wystawiłeś dokument 1 marca z terminem 30 dni, licznik startuje 1 kwietnia, a dziewięćdziesiąty dzień wypada pod koniec czerwca. Wydłużony termin płatności, na który zgodziłeś się w umowie, przesuwa całą oś czasu — o czym Pan Areczek, programista podpisujący kontrakty z terminem 60 dni, zwykle przypomina sobie dopiero w listopadzie.

Jedna rzecz, o którą pytają wszyscy: nie, wezwanie do zapłaty ani pozew nie są potrzebne, żeby uruchomić ulgę w relacji między firmami. Wystarczy upływ czasu. Dokumenty windykacyjne wchodzą do gry dopiero wtedy, gdy Twoim dłużnikiem jest konsument — wracam do tego niżej.

Drugie pytanie, które pada zaraz po pierwszym: co z fakturą, na której terminu płatności nie ma w ogóle. Zdarza się to częściej, niż powinno, zwłaszcza przy dokumentach wystawianych naprędce z telefonu. Wtedy termin wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — tej samej, do której odsyłają formularze PIT/WZ i PIT/WZR, definiując pojęcie transakcji handlowej. Nie oznacza to, że jesteś bez wyjścia, ale oznacza, że datę startu licznika ustala za Ciebie przepis, a nie Twoja pamięć. Wpisywanie terminu płatności na każdej fakturze kosztuje dwie sekundy i oszczędza tej dyskusji w całości.

Trzy liczniki, które chodzą jednocześnie

Największe zamieszanie w tym temacie bierze się stąd, że jednocześnie tykają trzy różne zegary i łatwo pomylić, który jest który.

Pierwszy odmierza 90 dni od terminu płatności i mówi, kiedy w ogóle wolno Ci sięgnąć po ulgę. Drugi to okno na skorzystanie — trzy lata w VAT, dwa lata w podatku dochodowym — i mówi, jak długo faktura się do niej kwalifikuje. Trzeci to okno na rozliczenie nadwyżki, czyli trzy lata na wykorzystanie kwoty, która nie zmieściła się w podstawie danego roku.

Zegary są niezależne. Można spełnić pierwszy, przespać drugi i nigdy nie dojść do trzeciego.

W VAT odzyskasz podatek należny, tylko nie zwlekaj trzy lata

To najszybsza część operacji, bo dzieje się w bieżącym JPK, a nie w rocznym zeznaniu.

Korekty dokonujesz w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną — czyli w tym, w którym wypadł dziewięćdziesiąty dzień. Warunek: do dnia złożenia pliku JPK_V7M lub JPK_V7K wierzytelność nadal nie została uregulowana ani zbyta. Sprzedałeś dług firmie windykacyjnej dzień przed wysłaniem pliku? Ulga przepada, bo formalnie odzyskałeś część pieniędzy.

Warunki, które musisz spełnić

Ministerstwo wymienia je jako zestaw, który musi być spełniony łącznie:

• wierzytelność pozostaje nieuregulowana co najmniej 90 dni od terminu płatności,
• od wystawienia faktury nie upłynęły więcej niż trzy lata,
• jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w dniu poprzedzającym złożenie korekty.

Ten trzeci warunek jest cichym zabójcą. Jeśli w międzyczasie wróciłeś do zwolnienia podmiotowego, bo Twoje przychody zmieściły się pod limitem zwolnienia z VAT wynoszącym 240 000 zł, to wierzytelności sprzed tego momentu odzyskasz już tylko w podatku dochodowym.

Trzyletni limit też bywa niedoceniany. Liczy się go od wystawienia faktury, więc dług z 2023 roku, którym nikt się nie zajął, jest dziś w VAT nie do uratowania. Nie ma tu procedury przywracania terminu i nie ma czynnego żalu — jest kalendarz.

Ministerstwo Finansów podkreśla przy tym jedno zdanie, które warto przeczytać dwa razy: „Korzystanie z ulgi jest Twoim prawem, a nie obowiązkiem”. Nikt Cię do niczego nie zmusza. Nikt też nie przyjdzie i nie zrobi tego za Ciebie.

Gdy Twoim dłużnikiem jest konsument

Tu robi się ciekawie dla Pani Krysi, kosmetyczki, która wystawia faktury osobom prywatnym, i dla każdego mechanika rozliczającego się z klientem indywidualnym.

Gdy nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT, sam upływ 90 dni nie wystarczy. Zgodnie z ustawą o VAT trzeba dodatkowo wykazać jeden z trzech faktów: wierzytelność została wpisana do rejestru długów, została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką.

Innymi słowy: przy sprzedaży dla firm wystarczy poczekać, przy sprzedaży dla konsumentów trzeba coś zrobić. Wpis do rejestru dłużników jest z tej trójki najtańszy i najszybszy i to zwykle on ma sens przy kwotach rzędu kilku tysięcy złotych. Sąd i komornik zaczynają się opłacać dopiero wyżej.

Jak to wpisać w JPK_V7

Bez wynalazków. Ministerstwo Finansów odpowiada na to wprost: „Do ewidencji sprzedaży wprowadza się dane z faktury i kwoty ujemne lub dodatnie w odpowiednich dla stawek pozycjach. Ponadto podaje się wartość »1« w polu »KorektaPodstawyOpodt«”. I druga wskazówka, bo to najczęstszy błąd: „Do korekty z tytułu ulgi na złe długi po stronie wierzyciela i dłużnika nie stosuje się oznaczenia »WEW«”.

To nie jest dokument wewnętrzny. To ta sama faktura, tylko ze znakiem minus.

W PIT i ryczałcie ulgę weźmiesz już w zaliczce

Druga część odzysku dotyczy podatku dochodowego i ma jedną przewagę nad VAT-em: nie musisz czekać do kwietnia następnego roku.

Ministerstwo Finansów potwierdza, że ulgę stosuje się „także przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy (ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego w trakcie roku podatkowego)”. Dziewięćdziesiąty dzień wypadł w czerwcu? Zaliczka za czerwiec jest już niższa. Nie pożyczasz państwu pieniędzy na dziewięć miesięcy.

Mechanizm zależy od formy opodatkowania:

• skala podatkowa i podatek liniowy — zmniejszasz podstawę obliczenia podatku na podstawie art. 26i ustawy o PIT, a rozliczasz to na załączniku PIT/WZ, czyli „Informacji o wierzytelnościach i zobowiązaniach zmniejszających lub zwiększających podstawę opodatkowania (stratę), wynikających z transakcji handlowych”. Jeśli operacja przenosi Cię przez granicę drugiego progu, sprawdź progi skali podatkowej w 2026 roku;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — zmniejszasz przychód, nie dochód, na podstawie art. 11 ust. 4–19 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, a załącznikiem jest PIT/WZR dołączany do PIT-28.

Warunki, których nie ma w VAT

Podatek dochodowy stawia własne wymagania i część z nich jest ostrzejsza. Zgodnie z ustawą o PIT:

• od daty wystawienia faktury nie mogą upłynąć 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją wystawiono — czyli o rok mniej niż w VAT,
• dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani w likwidacji,
• transakcja musi być zawarta w ramach działalności obu stron, a dochody z niej muszą podlegać opodatkowaniu w Polsce.

Ta różnica dwóch lat i trzech lat wygląda niewinnie, a potrafi zaskoczyć. Faktura z listopada 2024 roku traci prawo do ulgi w podatku dochodowym z końcem 2026 roku, a w VAT dopiero pod koniec 2027. Te same pieniądze, dwa różne kalendarze.

Warunek dotyczący upadłości też ma praktyczne konsekwencje. Jeśli Twój dłużnik złożył wniosek o restrukturyzację, ulga w podatku dochodowym Ci nie przysługuje — nawet jeśli szans na odzyskanie pieniędzy jest wtedy najmniej. Logika ustawodawcy jest taka, że od takich wierzytelności są inne przepisy. Logika przedsiębiorcy bywa inna, ale przepis brzmi jak brzmi.

Gdy ulga nie mieści się w podstawie

Zdarza się, że niezapłacone faktury przewyższają dochód roku. Kwota, której nie odliczyłeś, nie znika: zgodnie z broszurą Ministerstwa Finansów do zeznania PIT-36L nadwyżkę rozlicza się przez 3 lata, licząc od końca roku podatkowego, za który powstało prawo do zmniejszenia.

To osobny licznik niż te 2 lata na skorzystanie z ulgi i nie należy ich mylić. Pierwszy mówi, jak długo faktura kwalifikuje się do ulgi. Drugi — jak długo wolno rozliczać to, co już się zakwalifikowało.

Policzmy to na jednej fakturze

Teoria wygląda znośnie, dopóki nie trzeba jej przełożyć na kalendarz. Weźmy więc Pana Areczka, programistę na ryczałcie 12%, który 10 marca 2026 wystawił agencji fakturę na 20 000 zł netto z terminem płatności 30 dni.

Termin mija 9 kwietnia. Od 10 kwietnia rusza licznik, a dziewięćdziesiąty dzień wypada 8 lipca 2026. Do tego momentu Areczek zapłacił już VAT za marzec i ryczałt od 20 000 zł przychodu, mimo że na konto nie wpłynęło nic.

W rozliczeniu za lipiec Areczek koryguje w JPK_V7 podatek należny od tej faktury — 4 600 zł przy stawce 23%. W tym samym miesiącu obniża też podstawę ryczałtu o 20 000 zł, więc lipcowa wpłata ryczałtu jest niższa o 2 400 zł. Razem 7 000 zł, które wracają do niego jeszcze w trakcie roku, a nie w zeznaniu składanym w 2027.

Teraz druga strona tej samej transakcji. Agencja odliczyła sobie 4 600 zł VAT-u z faktury Areczka w marcu. Skoro do końca lipca nie zapłaciła, w rozliczeniu za lipiec musi to odliczenie skorygować — i zrobić to sama, bez wezwania. Gdyby przelała pieniądze choćby 31 lipca, obowiązek by nie powstał. Przelew z 1 sierpnia jest już spóźniony o jeden dzień, a korekta i tak wchodzi do lipca.

Gdyby agencja zapłaciła dopiero we wrześniu, obie strony robią ruch powrotny w rozliczeniu za wrzesień: Areczek oddaje ulgę, agencja odzyskuje odliczenie. Cała operacja jest wtedy przesunięciem podatku w czasie, a nie jego umorzeniem — i tak właśnie została pomyślana.

VAT kontra podatek dochodowy — ściąga

Dwa mechanizmy, jeden wyzwalacz, kilka różnic, które decydują o tym, czy zdążysz.

	VAT	PIT i ryczałt
Kiedy wolno skorzystać	po 90 dniach od terminu płatności	po 90 dniach od terminu płatności
Jak długo wolno	3 lata od wystawienia faktury	2 lata, licząc od końca roku wystawienia faktury
Gdzie to wpisujesz	JPK_V7M lub JPK_V7K za okres, w którym wypadł 90. dzień	zeznanie roczne wraz z PIT/WZ albo PIT/WZR, a w trakcie roku — zaliczka lub ryczałt
Kiedy widzisz efekt	w bieżącym pliku JPK	już przy najbliższej zaliczce
Co zmniejszasz	podstawę opodatkowania i podatek należny	podstawę obliczenia podatku, a na ryczałcie przychód
Warunek po Twojej stronie	status podatnika VAT czynnego	dochody z transakcji opodatkowane w Polsce
Warunek po stronie dłużnika	przy nabywcy niebędącym czynnym podatnikiem VAT — dodatkowe wymagania	brak restrukturyzacji, upadłości i likwidacji
Co gdy nie mieści się w podstawie	nie dotyczy	nadwyżkę rozliczasz przez 3 lata
Obowiązek dłużnika	tak, korekta odliczonego VAT	tak, zwiększenie podstawy albo przychodu

Jedna rzecz z tej tabeli jest ważniejsza od reszty: wolno skorzystać z jednego mechanizmu i przegapić drugi. Nie ma między nimi żadnego automatycznego powiązania, a najczęstszy scenariusz w praktyce to skorygowany VAT i nietknięty podatek dochodowy — bo VAT rozlicza się co miesiąc i temat sam wraca, a zeznanie roczne pisze się raz, w pośpiechu, w kwietniu.

Kiedy to Ty nie zapłaciłeś. Tu ulga zamienia się w obowiązek

Teraz część, którą pomija większość poradników, bo psuje nastrój.

Ta sama ustawa, która daje Ci prawo do odzysku, nakłada symetryczny obowiązek na drugą stronę. A drugą stroną bywasz Ty — hurtownia, podwykonawca, agencja, dostawca oprogramowania, komukolwiek zalegasz ponad 90 dni.

Ministerstwo Finansów formułuje to jednoznacznie: „Musisz skorygować całość (lub część) wcześniej odliczonego podatku naliczonego” w rozliczeniu za okres, w którym upłynął dziewięćdziesiąty dzień od terminu płatności. Nie „możesz”. Nie „powinieneś rozważyć”.

Wyjątek jest jeden i też pochodzi wprost od Ministerstwa: nie musisz robić korekty, jeśli uregulowałeś należność najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym ten dziewięćdziesiąty dzień wypadł. Przy rozliczeniu miesięcznym oznacza to, że masz do końca tego miesiąca. Zapłata pierwszego dnia następnego miesiąca jest już spóźniona o jeden dzień i o jedną korektę.

W podatku dochodowym mechanizm jest analogiczny — dłużnik zwiększa podstawę opodatkowania albo, na ryczałcie, przychód. Broszura MF do PIT-36L opisuje to jako zobowiązania zwiększające podstawę, jeżeli nie zostały uregulowane do dnia złożenia zeznania.

Konsekwencja praktyczna: przeoczona korekta to zaniżenie zobowiązania podatkowego, a więc zaległość podatkowa z odsetkami. Urząd nie musi Cię o tym uprzedzać, bo od 90 dni to Ty jesteś stroną, która wie o niezapłaconej fakturze najlepiej. Warto to zestawić z inną sytuacją, w której odliczenie bywa zagrożone — prawem do odliczenia VAT z faktury spoza KSeF. Tam broni Cię przepis. Tu nie broni Cię nic poza własnym kalendarzem.

Klient jednak zapłacił. I co teraz

Czasem po roku ciszy przychodzi przelew. Wtedy cała operacja idzie w odwrotną stronę i to również nie jest opcjonalne.

Jako wierzyciel, który skorzystał z ulgi, zwiększasz z powrotem podstawę opodatkowania i podatek należny w rozliczeniu za okres, w którym doszło do uregulowania — w całości albo w części, zależnie od tego, ile klient przelał. Zapłata połowy faktury oznacza korektę połowy ulgi.

Jako dłużnik, który skorygował odliczenie, możesz je odzyskać: masz prawo zwiększyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym uregulowałeś należność. Tu akurat symetria działa na Twoją korzyść, tylko nikt Ci o niej nie przypomni, a niewykorzystane prawo do odliczenia jest w tej branży walutą, którą traci się najczęściej.

Częściowe zapłaty są przy tym najbardziej upierdliwe rachunkowo. Klient, który przelewa po 2 000 zł co kwartał, generuje osobną korektę przy każdej wpłacie, w obu podatkach, po obu stronach transakcji. Jeżeli prowadzisz to w arkuszu kalkulacyjnym, prędzej czy później się pogubisz — i będzie to bardzo ludzki błąd o bardzo nieludzkich odsetkach.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wysłać wezwanie do zapłaty, żeby skorzystać z ulgi na złe długi? W transakcji między firmami nie. Wystarczy, że wierzytelność pozostaje nieuregulowana przez co najmniej 90 dni od terminu płatności i spełnione są pozostałe warunki ustawowe. Wezwania, orzeczenie sądu albo wpis do rejestru długów stają się konieczne dopiero wtedy, gdy dłużnik nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Czy ulga na złe długi w VAT i w PIT to jedno i to samo? Nie. To dwa niezależne mechanizmy z odrębnymi warunkami, choć oba uruchamia ten sam upływ 90 dni. W VAT masz na skorzystanie trzy lata od wystawienia faktury, w podatku dochodowym dwa lata liczone od końca roku wystawienia. Możesz skorzystać z jednej i przegapić drugą.

Mam ryczałt. Czy ulga mnie w ogóle dotyczy? Tak. Ryczałtowiec zmniejsza przychód, a nie dochód, na podstawie art. 11 ust. 4–19 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, i rozlicza to na załączniku PIT/WZR do PIT-28. Ministerstwo Finansów potwierdza, że ryczałtowcy stosują ulgę także w trakcie roku, przy wpłacaniu ryczałtu.

Zapomniałem o korekcie jako dłużnik. Co teraz? Korektę trzeba wykonać za okres, w którym upłynął dziewięćdziesiąty dzień, więc naprawia się to przez korektę tamtego pliku JPK_V7, a nie doliczenie w bieżącym. Powstaje zaległość podatkowa, od której naliczają się odsetki za zwłokę. Im szybciej to zrobisz, tym mniejszy rachunek.

Czy niezapłaconą fakturę mogę po prostu wrzucić w koszty? To inna instytucja niż ulga na złe długi i ma znacznie ostrzejsze wymagania — wierzytelność musi być nieściągalna w rozumieniu przepisów, co zwykle wymaga postanowienia komornika albo sądu. Ulga na złe długi jest szybsza i tańsza właśnie dlatego, że nie żąda od Ciebie dokumentu z sądu. O tym, co w ogóle da się zaliczyć do kosztów, pisałam osobno przy okazji pytania, co wolno wrzucić w koszty.

Klient zapłacił po dwóch latach. Muszę oddawać ulgę? Tak, w obu podatkach, w rozliczeniu za okres, w którym pieniądze wpłynęły. Nie ma tu przedawnienia działającego na Twoją korzyść — ulga była zaliczką na sprawiedliwość, a nie prezentem.

Trzy daty, które warto mieć w kalendarzu

Ulga na złe długi jest jednym z niewielu mechanizmów w polskim prawie podatkowym, które działają na korzyść przedsiębiorcy i nie wymagają od niego składania wniosku. Cena za to jest taka, że nikt jej za Ciebie nie uruchomi. Kalendarz jest po stronie urzędu, kalkulator po Twojej.

Zapamiętaj trzy liczby: 90 dni od terminu płatności uruchamia mechanizm, 3 lata to okno w VAT, 2 lata to okno w podatku dochodowym. Wszystkie aktualne stawki, progi i limity trzymam w jednym miejscu, w zestawieniu aktualnych wskaźników — sprawdź je, zanim policzysz cokolwiek na własną rękę.

I ostatnia rzecz, mniej przyjemna. Ta sama data, która daje Ci prawo, daje urzędowi roszczenie — jeśli po drugiej stronie faktury stoisz Ty. Dziewięćdziesiąt dni to za dużo, żeby pamiętać, i za mało, żeby zapomnieć bez konsekwencji. Twój zeszyt w kratkę tego nie upilnuje, a Twoje oburzenie na klienta nie stanowi podstawy do zmniejszenia zobowiązania.

W mojaKsięgowa.ai terminy płatności liczą się same, po obu stronach transakcji — zobacz, jak działa automatyczna księgowość.

Merytorycznie zweryfikował: Piotr Gloger

Newsletter od Klary — co tydzień na maila

Krótkie podsumowanie zmian w przepisach, terminów i poradników. Zero spamu, można się wypisać jednym kliknięciem.

Zapisz mnie

Zapisując się akceptujesz politykę prywatności.