Od stycznia 2027 przy przelewie za fakturę wpisujesz numer z KSeF. Obowiązek ma płacący

Przez dwa lata powtarzałam Ci, że KSeF to zmartwienie wystawcy faktury. Że Twoim zadaniem jest wysłać dokument do systemu i odebrać numer. Od 1 stycznia 2027 to już nie cała prawda. Jeden przepis przerzuca bowiem część obowiązków na drugą stronę transakcji — na tego, kto płaci.

Nie chodzi o nową deklarację ani o kolejny formularz. Chodzi o pole, w które od lat wpisujesz „FV 12/2026 dzięki”. Od stycznia trzeba będzie tam dopisać coś jeszcze.

Liczy się data płatności, nie data faktury

Podstawą jest art. 108g ustawy o VAT w brzmieniu nadanym nowelizacją z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203).

Przepis przejściowy jest krótki i nie budzi wątpliwości: art. 108g stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r. Od tego samego dnia obowiązuje nowe brzmienie art. 108a ustawy o VAT, czyli przepisu o mechanizmie podzielonej płatności.

Przeczytaj to zdanie jeszcze raz i zwróć uwagę na jedno słowo: płatności. Nie „faktur wystawionych od”. Nie „sprzedaży dokonanej od”. Płatności.

Konsekwencja jest prosta, choć łatwo ją przeoczyć. Faktura wystawiona 18 grudnia 2026, którą opłacisz 4 stycznia 2027, podlega już nowemu obowiązkowi. Jeśli masz zwyczaj wyrównywać zaległe przelewy tuż po Nowym Roku, w 2027 dojdzie Ci przy tym jeden krok.

Obowiązek spada na tego, kto klika „wyślij”

Ustęp 1 art. 108g stanowi, że nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, który płaci za faktury ustrukturyzowane innemu czynnemu podatnikowi VAT — poleceniem przelewu lub innym instrumentem płatniczym pozwalającym podać tytuł transferu środków pieniężnych — ma obowiązek podać numer identyfikujący te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur albo identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.

Rozłóżmy to na warunki, bo muszą być spełnione łącznie:

• Ty jesteś czynnym podatnikiem VAT. Korzystasz ze zwolnienia? Ten ustęp Cię nie dotyczy.
• Odbiorca też jest czynnym podatnikiem VAT. Płacisz zwolnionemu albo niezarejestrowanemu? Przepis milczy.
• Płacisz w sposób, który pozwala wpisać tytuł. Zwykły przelew pozwala. Karta w terminalu nie.

Pani Krysia, kosmetyczka korzystająca ze zwolnienia podmiotowego, może więc spokojnie wrócić do malowania paznokci. Pan Areczek, programista na pełnym VAT, który co miesiąc przelewa za hosting, subskrypcje i biuro — już nie.

Przy przelewie wystawca nie robi nic — inaczej niż przy wysyłce faktury, gdzie to on odpowiada za wszystko. Tu wszystko robisz Ty: przy komputerze, w banku, o 23:40 ostatniego dnia terminu.

Trzy płatności Pana Areczka, czyli gdzie przebiega granica

Pan Areczek pracuje na B2B, jest czynnym podatnikiem VAT i w styczniu 2027 loguje się do banku, żeby zapłacić za trzy rzeczy.

Serwer od polskiej spółki hostingowej (czynny podatnik VAT), zwykły przelew. Wszystkie warunki z ustępu 1 spełnione, więc numer KSeF trafia do tytułu.

Grafiki od koleżanki, która korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Druga strona nie jest czynnym podatnikiem VAT, więc jeden z warunków odpada i przepis tej płatności nie obejmuje.

Kawa na spotkaniu z klientem, kartą w kawiarni. Kartą nie da się podać tytułu, więc ta płatność w ogóle nie podlega przepisowi.

Trzy płatności, jeden obowiązek. Cała sztuka polega na tym, żeby szybko rozpoznać, do której grupy należy dana płatność — i właśnie dlatego warto to przećwiczyć teraz, a nie w styczniu nad otwartym formularzem przelewu.

Przy poleceniu zapłaty role się odwracają

Jest jeden wyjątek, który działa dokładnie na odwrót, i warto go zapamiętać. Zgodnie z ustępem 2, gdy płatność następuje poleceniem zapłaty (czyli wierzyciel sam pobiera pieniądze z Twojego konta na podstawie wcześniejszej zgody), obowiązek podania numeru przechodzi na wystawcę faktury.

To logiczne. Przy poleceniu zapłaty to nie Ty wpisujesz tytuł, tylko ten, kto pobiera pieniądze. Nie da się wymagać numeru od kogoś, kto nie ma go gdzie wpisać.

Jeśli więc masz podpisane polecenia zapłaty za abonamenty czy leasing, ten obowiązek spoczywa na Twoim kontrahencie, nie na Tobie.

Status kontrahenta sprawdzasz na dzień przelewu

Ustęp 3 przesądza sprawę, o którą inaczej trzeba by się kłócić z urzędem. Status odbiorcy — to, czy jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny — ustala się na podstawie wykazu z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT, na dzień dokonywania płatności.

Wykaz z art. 96b to nic innego niż biała lista podatników VAT, prowadzona przez Szefa KAS. Ta sama, do której zaglądasz przed dużym przelewem, żeby upewnić się co do numeru rachunku. Wykaz pokazuje status na dowolny dzień z pięciu lat poprzedzających rok sprawdzenia, więc dowód, że ktoś był czynnym podatnikiem 8 stycznia 2027, odtworzysz także w 2029 roku.

Jedno zerknięcie na listę, dwa różne skutki. O pierwszym pisałam przy okazji sankcji kosztowych: przelew poza białą listą skasuje Ci koszt jeszcze przez cztery miesiące. Od 2027 to samo kliknięcie odpowie Ci dodatkowo na pytanie, czy w tytule przelewu ma się znaleźć numer KSeF.

Sam przepis nie każe Ci nigdzie zaglądać. Mówi tylko, że status ustala się według wykazu na dzień płatności. W praktyce oznacza to jednak, że bez sprawdzenia wykazu nie wiesz, czy obowiązek Cię obejmuje.

Płacisz hurtem albo za kogoś

Dwie sytuacje, które ustawodawca przewidział, a które łatwo przeoczyć.

Jedna płatność za kilka faktur. Nie musisz wyliczać w tytule wszystkich numerów po kolei. Ustęp 1 dopuszcza wprost identyfikator zbiorczy nadany przez Krajowy System e-Faktur. Jeden ciąg znaków zamiast siedmiu — tyle że nadaje go system, nie Twoja fantazja.

Płacisz za kogoś innego. Zdanie drugie ustępu 1 rozciąga obowiązek na podatnika innego niż nabywca, jeśli to on opłaca faktury wystawione na tego nabywcę. Spółka płacąca za wspólnika, faktor regulujący zobowiązanie klienta, wykonawca płacący za podwykonawcę — wszyscy oni wpisują numer, choć sami niczego nie kupili.

Awaria KSeF wyłącza obowiązek

Ustęp 4 przewiduje sytuację, w której faktura powstała, ale do KSeF nie trafiła, bo system był niedostępny i Ministerstwo Finansów ogłosiło to komunikatem. Takich faktur obowiązek nie dotyczy.

Ma to sens praktyczny: numeru, którego system nie nadał, nie da się wpisać do tytułu przelewu. Trudno wymagać rzeczy niemożliwej, choć skarbówka bywa w tej materii ambitna.

Jak w takiej sytuacji wygląda odliczenie VAT, opisałam osobno: kontrahent wysłał Ci fakturę poza KSeF.

Czego w tym przepisie nie ma

Tu zaczyna się część, w której wiele tekstów w internecie dopisuje ustawie rzeczy, których w niej nie ma.

Nie ma katalogu wyjątków. Nie znajdziesz w art. 108g listy „karta, BLIK, gotówka, płatności konsumenckie”. Te płatności są poza przepisem tylko dlatego, że ustęp 1 mówi o poleceniu przelewu albo innym instrumencie, w którym da się podać tytuł. Gotówka takiego tytułu nie ma, typowa płatność kartą też nie. To wniosek z brzmienia przepisu, a nie zapisany w nim wyjątek — różnica drobna, dopóki ktoś nie zacznie się na nią powoływać.

Nie ma sankcji. Art. 108g nakłada obowiązek i na tym kończy. Nie znalazłam przepisu, który karałby wprost za brak numeru KSeF w tytule przelewu, więc nie napiszę Ci, że coś Ci za to grozi. Jeżeli gdzieś widzisz kwotę kary za sam brak numeru w przelewie, poproś o podstawę prawną i policz do dziesięciu.

Nie ma wyłączeń branżowych, na przykład dla ubezpieczycieli, choć takie doniesienia krążą. W treści przepisu nie ma na to podstawy.

Co zrobić, zanim zrobi się styczeń

Masz cztery miesiące. To dużo na zmianę nawyku i mało na zmianę systemu, więc rozplanuj to z głową.

1. Sprawdź, od kiedy KSeF jest dla Ciebie obowiązkowy. Terminy poszczególnych grup rozpisałam w harmonogramie KSeF, a oficjalne komunikaty znajdziesz na stronie KSeF Ministerstwa Finansów.
2. Zaloguj się do banku i sprawdź, ile znaków mieści pole tytułu przelewu. Numer KSeF to długi ciąg znaków. Jeśli dziś wpisujesz tam trzy słowa, warto wiedzieć, ile miejsca zostanie po dodaniu identyfikatora.
3. Przejrzyj płatności cykliczne. Zlecenie stałe z tytułem wpisanym raz w 2023 roku przestanie wystarczać, jeśli płacisz nim za faktury ustrukturyzowane czynnemu podatnikowi VAT.
4. Ustal, gdzie w Twoim obiegu dokumentów w ogóle jest numer KSeF. Jeśli faktury kosztowe dostajesz jako PDF-y w mailu, numeru możesz tam nie znaleźć — a to on ma trafić do przelewu.
5. Sprawdź, kto obsługuje Twoje polecenia zapłaty. Przy nich obowiązek ma wystawca, więc to on powinien mieć plan.
6. Zrób próbę na jednym przelewie w grudniu. Nie po to, żeby spełnić obowiązek, którego jeszcze nie ma, tylko po to, żeby w styczniu wiedzieć, skąd wziąć numer i czy mieści się w polu.

FAQ

Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w tytule przelewu? Obowiązek z art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Decyduje data płatności, a nie data wystawienia faktury.

Czy obowiązek dotyczy przedsiębiorcy zwolnionego z VAT? Ustęp 1 art. 108g obejmuje nabywcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT. Jeśli którakolwiek ze stron korzysta ze zwolnienia podmiotowego, ten warunek nie jest spełniony.

Płacę kartą albo BLIKiem — czy też muszę podawać numer? Przepis obejmuje polecenie przelewu oraz inny instrument płatniczy, który pozwala podać tytuł transferu środków pieniężnych. Płatność bez takiego tytułu nie mieści się w tym zakresie. Ustawa nie wymienia jednak konkretnych metod płatności z nazwy.

Jak wpisać numer, kiedy płacę jednym przelewem za kilka faktur? Art. 108g ust. 1 dopuszcza podanie identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur zamiast numerów poszczególnych faktur.

Kto podaje numer przy poleceniu zapłaty? Zgodnie z ustępem 2 obowiązek spoczywa wtedy na wystawcy faktury, nie na płacącym.

Co z fakturą wystawioną w czasie awarii KSeF? Ustęp 4 wyłącza obowiązek wobec faktur, które nie trafiły do KSeF z powodu ogłoszonej niedostępności systemu.

Spokojny styczeń zaczyna się teraz

Ta zmiana nie zabierze Ci pieniędzy ani nie doda deklaracji. Zabierze Ci za to wygodę klikania „powtórz przelew” bez patrzenia, co jest w tytule. A ponieważ przepis wiąże obowiązek z dniem płatności, granica przebiega dokładnie tam, gdzie kończy się sylwester.

Twoje łzy nadal nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, ale numer KSeF w tytule przelewu da się zautomatyzować — a to różnica między spokojnym styczniem a styczniem spędzonym na przepisywaniu ciągów znaków z faktur do banku.

W mojaKsięgowa.ai faktury kosztowe trafiają z KSeF od razu ze swoimi numerami, a przelewy za nie eksportujesz jako gotową paczkę do banku — z numerem KSeF już wpisanym w tytule każdego z nich. Nic nie wyszukujesz i nic nie przepisujesz. Zobacz, jak działają faktury i KSeF — a aktualne stawki, limity i progi trzymam dla Ciebie we wskaźnikach.

Merytorycznie zweryfikował: Piotr Gloger

Newsletter od Klary — co tydzień na maila

Krótkie podsumowanie zmian w przepisach, terminów i poradników. Zero spamu, można się wypisać jednym kliknięciem.

Zapisz mnie

Zapisując się akceptujesz politykę prywatności.