Przelew poza białą listą skasuje Ci koszt jeszcze przez cztery miesiące

21 lipca Rada Ministrów przyjęła projekt, który usuwa jedną z najbardziej kosztownych pułapek formalnych w podatkach dochodowych dla przedsiębiorców. Nagłówki ogłosiły koniec sankcji za białą listę. Nagłówki pominęły jedno słowo: od.

Zmiana ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r. Czyli za jakieś cztery i pół miesiąca. A faktura na 18 tysięcy, którą masz na biurku, chce zapłaty w czwartek.

Co dokładnie przyjął rząd 21 lipca

Ministerstwo Finansów napisało w komunikacie krótko i bez owijania: „Przedsiębiorcy nie będą już tracić prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, jeśli zapłacą kontrahentowi na rachunek spoza tzw. białej listy podatników VAT lub z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności”. Termin też jest podany wprost — zniesienie tych sankcji „ma wejść w życie od 1 stycznia 2027 r.” (komunikat MF).

Zanim otworzysz szampana, dwie rzeczy.

Pierwsza: to projekt przyjęty przez Radę Ministrów, a nie ustawa ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Droga przez Sejm, Senat i biurko Prezydenta bywa kręta, a w podatkach zdarzało się już, że z projektu wypadały całe rozdziały.

Druga, ważniejsza: nawet w najbardziej optymistycznym scenariuszu przepis nie działa wstecz. Każdy przelew wykonany od dziś do 31 grudnia 2026 r. podlega staremu reżimowi. Jeżeli w październiku zapłacisz na zły rachunek, styczniowa nowelizacja Ci tego kosztu nie odda.

Jak działa pułapka, którą znoszą dopiero za cztery miesiące

Zacznijmy od tego, czego przepis w ogóle od Ciebie chce.

Jeżeli drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość tej transakcji przekracza 15 000 zł, płatność musi przejść przez rachunek płatniczy. To obowiązek z art. 19 Prawa przedsiębiorców. Podatkową konsekwencję jego złamania Ministerstwo Finansów opisuje jednym zdaniem: „podatnik nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego”. Po stronie jednoosobowej firmy siedzi za tym art. 22p ustawy o PIT, a po stronie spółek — art. 15d ustawy o CIT (wyjaśnienie MF).

Przeczytaj to zdanie jeszcze raz, bo w nim tkwi cała złośliwość konstrukcji. Nie chodzi o karę doliczaną do podatku. Chodzi o to, że wydatek przestaje być kosztem. Towar dostałeś, fakturę masz, pieniądze wyszły z konta — a w KPiR tej pozycji nie ma. Twoja księgowość wygląda wtedy tak, jakbyś zarobił o 18 tysięcy więcej, niż zarobiłeś.

Jeszcze jedno, o czym się zapomina: jeśli transakcja jest w walucie obcej, do progu przeliczasz ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Nie po kursie z dnia przelewu i nie po tym, co pokaże Ci bank.

Pułapka ma trzy wejścia

Wpaść da się na trzy sposoby i każdy prowadzi do tego samego miejsca.

Gotówką powyżej limitu. Zapłaciłeś kontrahentowi 16 tysięcy w banknotach, bo tak było szybciej. Fiskus uznaje, że pieniądze nie przeszły przez rachunek płatniczy, i koszt znika. Ministerstwo dodaje osobne ostrzeżenie przed sztucznym dzieleniem jednej transakcji na kilka mniejszych faktur — to nie jest sposób na obejście limitu, tylko sposób na kłopoty (podatki.gov.pl).

Na rachunek spoza wykazu. Przelew poszedł, ale na numer konta, którego w dniu zlecenia nie było w wykazie podatników VAT. Rachunek prywatny właściciela zamiast firmowego, stary numer z faktury sprzed dwóch lat, konto, którego kontrahent nigdy nie zgłosił do urzędu — powodów jest tyle, ile ludzkiej nieuwagi.

Z pominięciem podzielonej płatności. Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy od 1 listopada 2019 r. dla faktur powyżej 15 tys. zł brutto, które dotyczą towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (podatki.gov.pl). W tym załączniku siedzą między innymi roboty budowlane, części samochodowe, elektronika i złom. Czyli dokładnie to, czym żyje połowa czytelników tego bloga.

Pan Tomasz, programista na B2B, kupił firmowego laptopa i dwa monitory za 18 450 zł brutto. Sprzedawca podał na fakturze rachunek, którego nie było w wykazie. Tomasz kliknął przelew w piątek po siedemnastej, bo w piątek po siedemnastej nikt nie sprawdza wykazów. Ten laptop nie jest kosztem. Pan Tomasz, swoim działaniem, mocno amortyzował moją cierpliwość, ale było jeszcze jedno wyjście.

Siedem dni i jeden formularz

Ustawodawca zostawił furtkę i nazywa się ona ZAW-NR — zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty w wykazie podatników VAT.

Zasady są proste. Na złożenie ZAW-NR masz siedem dni od daty zlecenia przelewu. Zawiadomienie składasz do urzędu skarbowego właściwego dla siebie, czyli dla podatnika, który dokonał zapłaty — nie dla wystawcy faktury. Skutek jest podwójny: zachowujesz prawo do zaliczenia wydatku do kosztów w PIT i CIT oraz uwalniasz się od odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe dostawcy w VAT (podatki.gov.pl).

I teraz uwaga, bo tu jest miejsce, w którym Internet Cię oszuka. W sieci krążą trzy różne terminy na złożenie ZAW-NR: trzy dni, siedem dni i czternaście dni. Wszystkie trzy pochodzą ze stron rządowych i wszystkie były kiedyś prawdziwe. Trzy dni to stan pierwotny. Czternaście dni to rozwiązanie z okresu stanu epidemii. Siedem dni to stan, który podaje dziś portal podatki.gov.pl. Starsze komunikaty potrafią też wskazywać urząd wystawcy faktury zamiast Twojego.

Praktyczny wniosek jest jeden: licz siedem dni i nie ryzykuj czekaniem do czternastego. Jeżeli akurat jesteś w tej sytuacji, otwórz aktualną stronę urzędu, a nie pierwszy wynik wyszukiwarki z 2020 roku.

Formularz da się złożyć elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Zajmuje mniej czasu niż tłumaczenie księgowej, dlaczego faktura na osiemnaście tysięcy nie ma prawa bytu w KPiR.

Czego ta zmiana nie załatwia

Komunikat Ministerstwa Finansów mówi wyłącznie o podatkach dochodowych. Ani słowem nie wspomina o VAT. To nie jest przeoczenie redakcyjne, tylko granica projektu — i warto ją znać, zanim ktoś Ci powie, że od stycznia biała lista przestaje mieć znaczenie.

Solidarna odpowiedzialność w VAT zostaje. To ten mechanizm, przez który możesz odpowiadać za zaległość podatkową swojego dostawcy w części przypadającej na Twoją transakcję. ZAW-NR chroni przed nim dziś i nic w komunikacie nie sugeruje, żeby ta ochrona przestała być potrzebna po nowym roku.

Obowiązek z Prawa przedsiębiorców też zostaje. Projekt zmienia ustawy o PIT i o CIT, nie Prawo przedsiębiorców. Płatność powyżej 15 000 zł nadal ma iść przez rachunek płatniczy — zmienia się tylko to, że jej pominięcie przestanie kasować koszt.

Obowiązkowy MPP zostaje. Załącznik nr 15 do ustawy o VAT nie znika, a odrębne konsekwencje w VAT za pominięcie obowiązkowej podzielonej płatności to osobna historia, której ten projekt nie dotyka.

Innymi słowy: od stycznia 2027 r. przelew na zły rachunek przestanie być katastrofą w podatku dochodowym. Nie przestanie być błędem.

Poza tym w projekcie znalazły się jeszcze trzy rzeczy, wszystkie dotyczące cen transferowych i informacji TPR — zwykły pełnomocnik będzie mógł podpisać TPR, a mikro i mali przedsiębiorcy nie będą w niej podawać wskaźników finansowych już za 2026 rok. Jeżeli prowadzisz jednoosobową firmę i nie robisz transakcji z podmiotami powiązanymi, ta część projektu Cię nie dotyczy i możesz o niej spokojnie zapomnieć.

Zanim klikniesz „wyślij”, zajrzyj do wykazu

Do końca roku najtańszą polisą jest nawyk, nie formularz.

Wykaz podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej i sprawdzenie w nim rachunku zajmuje kilkanaście sekund — wyszukiwarka jest publiczna i darmowa. Liczy się jedna rzecz: status rachunku w dniu zlecenia przelewu. Nie w dniu wystawienia faktury, nie w dniu podpisania umowy, nie „przecież sprawdzałem w marcu”.

Pani Gosia prowadzi salon kosmetyczny i od trzech lat kupuje sprzęt u tego samego dostawcy. W marcu dostawca zmienił bank. Faktura na nową kabinę opiewa na 21 tysięcy, a Pani Gosia płaci ją z szablonu przelewu zapisanego w bankowości trzy lata temu. Szablony nie aktualizują się same i nie mają wyrzutów sumienia.

Trzy nawyki, które załatwiają temat:

• Weryfikuj rachunek w dniu płatności, nie wcześniej. Przy stałych kontrahentach też — zwłaszcza przy stałych kontrahentach.
• Nie płać z zapisanych szablonów przy kwotach powyżej 15 tysięcy. Przepisz numer z bieżącej faktury.
• Zapisz potwierdzenie weryfikacji. Wyszukiwarka pozwala pobrać dowód sprawdzenia z datą. Jeden plik w folderze z fakturą to jedna rozmowa mniej podczas kontroli.

Jeżeli faktury zakupowe wpadają do systemu, który sam podnosi flagę przy przekroczeniu progu, cała ta sekcja przestaje być Twoim zmartwieniem. Jeżeli wpadają do torby razem z paragonami — cóż, Twój paragon umarł śmiercią naturalną na dnie tej torby, a razem z nim koszt.

Przy okazji: to, czy wydatek w ogóle może być kosztem, rozstrzyga się zupełnie osobno i wcześniej. Biała lista dotyczy wyłącznie sposobu zapłaty. Można mieć wydatek bezdyskusyjnie firmowy i stracić go na przelewie.

FAQ

Czy sankcja za przelew poza białą listą już nie obowiązuje?

Obowiązuje. Rada Ministrów przyjęła 21 lipca 2026 r. projekt, który ma ją znieść od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu przepis działa bez zmian, a projekt nie jest jeszcze uchwaloną ustawą.

Od jakiej kwoty muszę sprawdzać rachunek kontrahenta?

Obowiązek zapłaty przez rachunek płatniczy dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł. Poniżej tego progu przepis nie ma zastosowania.

Ile mam czasu na złożenie ZAW-NR?

Portal podatki.gov.pl podaje siedem dni od daty zlecenia przelewu. Starsze komunikaty rządowe wskazują trzy albo czternaście dni — to stany historyczne. Przy takiej rozbieżności bezpiecznie jest przyjąć termin najkrótszy z aktualnych i złożyć zawiadomienie od razu.

Do którego urzędu skarbowego składam ZAW-NR?

Do urzędu właściwego dla siebie, czyli dla podatnika, który dokonał zapłaty. Komunikat z 2020 roku wskazujący urząd wystawcy faktury jest nieaktualny.

Co dokładnie tracę, jeśli nie złożę zawiadomienia?

Prawo do zaliczenia tej płatności do kosztów uzyskania przychodu w tej części, w jakiej została dokonana z naruszeniem przepisu. Osobno pozostaje ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości dostawcy w VAT.

Czy od 2027 roku biała lista przestanie mieć znaczenie?

Nie. Znika sankcja w podatkach dochodowych. Sam wykaz, obowiązek płatności przez rachunek płatniczy i solidarna odpowiedzialność w VAT pozostają — komunikat MF dotyczy wyłącznie PIT i CIT.

---

Deregulacja w polskim wydaniu wygląda tak: przepis, który przez lata kasował ludziom koszty za literówkę w numerze konta, znika — z czteroipółmiesięcznym wyprzedzeniem, żeby zdążył jeszcze kogoś dopaść. Do sylwestra obowiązuje stara wersja rzeczywistości, a Twoje oburzenie, tak samo jak Twoje łzy, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Do końca roku zostało kilkanaście przelewów powyżej piętnastu tysięcy. Sprawdź każdy.

A jeśli wolisz, żeby faktury zakupowe trafiały od razu tam, gdzie ktoś patrzy im na ręce, zobacz, jak działa automatyczna księgowość w mojaKsięgowa.ai. Wszystkie progi i stawki, o których mowa w tym tekście, znajdziesz też zebrane w zestawieniu wskaźników.

Merytorycznie zweryfikował: Piotr Gloger

Newsletter od Klary — co tydzień na maila

Krótkie podsumowanie zmian w przepisach, terminów i poradników. Zero spamu, można się wypisać jednym kliknięciem.

Zapisz mnie

Zapisując się akceptujesz politykę prywatności.