JPK_PKPiR i JPK_EWP w 2026 — obowiązek zaczął się w styczniu, tylko nie u wszystkich

Mamy sierpień. Siedem miesięcy roku za nami i przez cały ten czas część przedsiębiorców prowadziła księgi w sposób, którego przepisy od stycznia już nie dopuszczają. Nie dlatego, że ktoś oszukiwał — dlatego, że wszyscy pisali o JPK w podatkach dochodowych jako o czymś, co „zacznie się w 2027 roku”. Otóż nie. W 2027 roku zaczyna się wysyłka. Prowadzenie zaczęło się 1 stycznia 2026 i nie objęło wszystkich naraz.

Zaraz sprawdzimy, w której grupie jesteś. Pytanie jest jedno i zajmie Ci pięć sekund.

Test na pięć sekund: czy wysyłasz JPK_V7M co miesiąc

Cały podział przebiega wzdłuż jednej linii i nie jest nią ani forma opodatkowania, ani wielkość firmy, ani branża.

Ministerstwo Finansów opisuje harmonogram tak, że obowiązek obejmuje kolejno lata podatkowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2024, 2025 i 2026 roku. Grupa środkowa — ta, która weszła w obowiązek od 2026 roku — to, cytując serwis podatki.gov.pl, „pozostali podatnicy CIT i PIT zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy miesięczne”. Grupa ostatnia, wchodząca dopiero od 2027 roku, to „pozostali podatnicy, w tym podatnicy zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy kwartalne”.

Przetłumaczmy to z urzędowego na polski:

• Wysyłasz JPK_V7M co miesiąc? Jesteś w obowiązku od 1 stycznia 2026 roku. Od stycznia.
• Rozliczasz VAT kwartalnie (JPK_V7K)? Wchodzisz od 2027 roku.
• Jesteś zwolniony z VAT — podmiotowo do 240 tys. zł albo przedmiotowo? Nie składasz JPK_VAT w ogóle, więc też wchodzisz od 2027 roku.

To rozstrzygnięcie zaskakuje ludzi w obie strony. Pan Areczek, programista na B2B, jest czynnym VAT-owcem rozliczającym się miesięcznie, prowadzi PKPiR i wpadł w obowiązek siedem miesięcy temu, choć czytał wszędzie, że to sprawa na 2027 rok. Pani Krysia, kosmetyczka na ryczałcie ze zwolnieniem podmiotowym, przez pół roku nerwowo szukała programu, którego jeszcze nie potrzebuje.

Konkretnie te same aktualne limity i progi znajdziesz w naszej tabeli wskaźników na 2026 rok — a limit VAT, który przesądza o zwolnieniu podmiotowym, rozbieraliśmy na części osobno.

Czym w ogóle są te struktury i której dotyczysz

Ministerstwo posługuje się zbiorczym skrótem JPK_PD — Jednolity Plik Kontrolny w podatkach dochodowych. Kryje się pod nim pięć struktur, a nie jedna:

JPK_PKPIR — podatkowa księga przychodów i rozchodów. Twoja struktura, jeśli rozliczasz się na skali albo liniowo.

JPK_EWP — ewidencja przychodów. Twoja struktura, jeśli jesteś na ryczałcie.

JPK_ST — ewidencja i wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Idzie razem z jedną z dwóch powyższych, a nie zamiast.

JPK_KR_PD i JPK_ST_KR — księgi rachunkowe i przypisana do nich ewidencja środków trwałych. Dotyczą tych, którzy prowadzą pełną księgowość. Jednoosobowa działalność zwykle nie, ale jeśli przekroczyłeś próg pełnych ksiąg, to Twoja para.

Zwróć uwagę na JPK_ST. To jest ta pozycja, którą najłatwiej przeoczyć, bo o środkach trwałych myśli się jako o czymś, co „się amortyzuje” gdzieś z boku, a nie jako o osobnym pliku do wysłania. Laptop za 6 tysięcy, podnośnik w warsztacie, fotel kosmetyczny na raty — jeśli masz ewidencję środków trwałych, masz też JPK_ST. Jeśli nie masz pewności, co u Ciebie w ogóle jest środkiem trwałym, a co wchodzi wprost w koszty, zaczęliśmy ten temat przy okazji rozliczania sprzętu na firmę.

Prowadzenie w 2026, wysyłka w 2027 — dwie różne rzeczy

Tu leży najczęstsze nieporozumienie i warto je rozłożyć powoli, bo od niego zależy, czy masz problem, czy nie masz.

Obowiązek prowadzenia oznacza, że przez cały 2026 rok Twoja księga albo ewidencja ma powstawać przy użyciu programu komputerowego i zawierać komplet danych, których wymagają nowe przepisy. To dzieje się codziennie, przy każdym dokumencie, od stycznia.

Obowiązek przesłania oznacza, że po zakończeniu roku wysyłasz gotowy plik do naczelnika urzędu skarbowego. To zdarzy się raz, w 2027 roku.

Ministerstwo formułuje termin tak: prowadzone księgi, ewidencje i wykazy przesyła się „po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania”. Dla PKPiR i ewidencji przychodów to termin zeznania rocznego, czyli 30 kwietnia — a 30 kwietnia 2027 roku wypada w piątek.

I tu wchodzi zmiana, którą łatwo przegapić, bo weszła w środku wakacji. Ustawa z 15 maja 2026 roku o zmianie ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych, prawnych oraz o zryczałtowanym podatku dochodowym (Dz.U. 2026 poz. 779, ogłoszona 15 czerwca, obowiązuje od 1 lipca 2026 roku) rozjechała terminy dla dwóch grup. Zmieniła między innymi art. 24a ustawy o PIT i art. 15 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Efekt jest taki:

• PKPiR i ewidencja przychodów — termin bez zmian, do dnia upływu terminu złożenia zeznania.
• Księgi rachunkowe — termin wydłużony, do 31 lipca.

Czyli wydłużenie ominęło dokładnie tych, którzy prowadzą PKPiR i ryczałt. Nie licz na dodatkowe trzy miesiące, bo nie są Twoje.

Zapamiętaj też, że wysyłka jest roczna, nie miesięczna. Nie ma czegoś takiego jak comiesięczny JPK_PKPiR. Jeden plik za cały rok, raz.

Excel to nie jest program komputerowy w rozumieniu tych przepisów

Zdanie, które boli najbardziej, więc powiedzmy je wprost i bez owijania.

Przepisy mówią o prowadzeniu ksiąg przy użyciu programów komputerowych — nie „w formie elektronicznej”, nie „na komputerze”. Arkusz kalkulacyjny, w którym co miesiąc dopisujesz wiersze i sumujesz kolumny, spełnia warunek „na komputerze” i nie spełnia warunku, o który tu chodzi. Bo chodzi o to, żeby na koniec roku wyszedł z tego plik XML o określonej strukturze, z kompletem dodatkowych danych, których żaden ręcznie robiony arkusz nie zbiera, bo nikt ich w nim nie przewidział.

Podstawą są trzy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku, wszystkie obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku (komunikat MF o ich publikacji):

Rozporządzenie	Pozycja Dz.U. 2025	Czego dotyczy
w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów	poz. 1299	PKPiR
w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych	poz. 1294	ryczałt
w sprawie dodatkowych danych do ksiąg rachunkowych	poz. 1311	pełne księgi

Papierowa księga w segregatorze odpada z tego samego powodu, tylko szybciej. Twoja księga w zeszycie A4 umarła śmiercią naturalną 31 grudnia 2025 roku i nikt nie wysłał nekrologu.

Co konkretnie zrobić, jeśli jesteś w pierwszej grupie

Załóżmy, że test z początku wypadł u Ciebie źle: rozliczasz VAT miesięcznie, a księgę prowadziłeś dotąd w arkuszu albo w programie, o którym nie wiesz, czy ogarnia nowe struktury. Kolejność działań jest taka:

1. Sprawdź, czy Twój program eksportuje JPK_PKPIR albo JPK_EWP oraz JPK_ST. Nie „czy eksportuje JPK” — dostawcy przez lata mówili tak o JPK_V7 i to jest zupełnie inna struktura. Pytaj o nazwę konkretnej struktury.
2. Odtwórz dane od stycznia. Jeśli od stycznia księgowałeś w arkuszu, trzeba przenieść cały rok do programu razem z danymi, których arkusz nie zbierał. Im wcześniej, tym mniej to boli — w grudniu odtwarzanie jedenastu miesięcy jest już zupełnie inną rozmową niż w sierpniu odtwarzanie siedmiu.
3. Osobno przejdź środki trwałe. JPK_ST wymaga kompletnej ewidencji, a doświadczenie mówi, że tu zwykle brakuje dat przyjęcia do używania i numerów dokumentów zakupu przy starszych pozycjach.
4. Zejdź do struktur i broszur. Ministerstwo udostępnia je w sekcji plików do pobrania JPK_PD — są tam broszury informacyjne do JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_ST oraz specyfikacja techniczna. Stronę aktualizowano 20 lipca 2026 roku, więc materiały są świeże.

Jeśli wynik testu wypadł dobrze i wchodzisz dopiero od 2027 roku — masz komfort, jakiego nie ma pierwsza grupa. Możesz przez resztę tego roku spokojnie wybrać narzędzie, przetestować je na bieżących dokumentach i wejść w styczeń bez odtwarzania czegokolwiek wstecz. To jest luksus i szkoda go zmarnować na „zajmę się tym w grudniu”.

Uważaj na jedną pułapkę na granicy grup

Przynależność do grupy nie jest dana raz na zawsze. Jeśli w 2026 roku przekroczysz limit zwolnienia z VAT albo z własnej woli zrezygnujesz z rozliczeń kwartalnych, wejdziesz w miesięczne JPK_V7M — a wtedy warto sprawdzić, jak to przekłada się na Twój rok podatkowy pod kątem JPK_PD. To jest moment, w którym warto zadać konkretne pytanie księgowej albo doradcy, a nie zakładać, że skoro rok zaczynałeś w drugiej grupie, to w niej zostaniesz.

Podobnie działa próg pełnych ksiąg. Przekroczenie go przenosi Cię z JPK_PKPIR na JPK_KR_PD — inna struktura, inny termin wysyłki, inna rozmowa.

Uwaga na jedną nieaktualną stronę rządową

Rzecz, na którą warto uczciwie zwrócić uwagę, bo czytelnicy na nią trafiają z wyszukiwarki. Strona Krajowej Administracji Skarbowej zatytułowana „Elektroniczne księgi rachunkowe w podatku PIT w 2026 r.” wciąż mówi o pracach legislacyjnych w toku i powołuje starsze rozporządzenie. Rozporządzenia z 6 września 2025 roku są już opublikowane i obowiązują.

Nie jest to spisek ani pułapka — po prostu jedna podstrona nie nadążyła. Ale jeśli trafisz na nią i uspokoisz się, że „jeszcze trwają prace”, to uspokoisz się niesłusznie. Miarodajne są strona JPK_PD i sekcja struktur JPK w podatkach dochodowych na stronie KAS.

Czy to naprawdę takie groźne

Bądźmy uczciwi w obie strony, bo panika sprzedaje się lepiej niż prawda, a ja wolę prawdę.

Nikt nie wysyła kontroli za to, że w marcu prowadziłeś księgę w arkuszu. Sankcją nie jest grzywna z automatu — sankcją jest to, że w kwietniu 2027 roku nie będziesz miał z czego zrobić pliku. Wyślesz coś niekompletnego albo nie wyślesz nic, i dopiero wtedy zacznie się rozmowa z urzędem, tyle że z pozycji znacznie gorszej niż dziś.

Druga rzecz, którą trzeba powiedzieć wprost: nie znam sankcji przypisanej konkretnie do samego JPK_PD i nie zamierzam jej zmyślać, żeby brzmiało groźniej. Nierzetelne albo wadliwe prowadzenie ksiąg ma swoje konsekwencje w Kodeksie karnym skarbowym niezależnie od tej całej reformy i to jest właściwy adres tego pytania — ale rozmiar kary zależy od okoliczności i od tego, co konkretnie się stało, więc podanie tu jednej liczby byłoby ładne i nieprawdziwe.

Praktyczna pointa jest prostsza od przepisów: koszt naprawienia tego w sierpniu 2026 jest ułamkiem kosztu naprawiania tego w kwietniu 2027.

FAQ

Prowadzę ryczałt i jestem zwolniony z VAT. Muszę coś robić w 2026 roku?

Nie w zakresie JPK_EWP. Skoro nie składasz JPK_VAT, jesteś w grupie wchodzącej od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2026 roku. Ewidencję przychodów prowadzisz oczywiście dalej na dotychczasowych zasadach — zmienia się tylko to, że od 2027 roku będzie musiała powstawać w programie i pójść do urzędu jako plik.

Rozliczam VAT kwartalnie. Na pewno wchodzę dopiero od 2027?

Tak — Ministerstwo wymienia podatników składających JPK_VAT za okresy kwartalne wprost w ostatniej grupie. Warunkiem jest, żebyś rzeczywiście był na kwartalnym rozliczeniu przez rok podatkowy, a nie przeszedł na miesięczne w trakcie.

Czy JPK_PKPiR wysyła się co miesiąc, tak jak JPK_V7?

Nie. Wysyłka jest roczna. Jeden plik po zakończeniu roku podatkowego, w terminie złożenia zeznania rocznego — dla PKPiR i ewidencji przychodów to 30 kwietnia następnego roku.

Prowadziłem księgę w Excelu od stycznia, a jestem w pierwszej grupie. Co teraz?

Przenieść cały rok do programu, który obsługuje właściwą strukturę, i uzupełnić dane, których arkusz nie zbierał. Nie ma trybu „zacznę od sierpnia”, bo plik za 2026 rok obejmuje wszystkie dwanaście miesięcy. Nieprzyjemne, ale wykonalne — i znacznie tańsze teraz niż w kwietniu.

Mam laptop i samochód w środkach trwałych. To osobny plik?

Tak, JPK_ST. Idzie razem z JPK_PKPIR albo JPK_EWP, nie zamiast. Jeśli prowadzisz pełne księgi, odpowiednikiem jest JPK_ST_KR.

Skąd wziąć aktualne struktury i opisy pól?

Z sekcji plików do pobrania JPK_PD na podatki.gov.pl — są tam broszury informacyjne do poszczególnych struktur i specyfikacja techniczna. W praktyce to lektura dla dostawcy oprogramowania, nie dla Ciebie, ale dobrze wiedzieć, gdzie leży źródło.

Pointa

Cała ta reforma sprowadza się do jednego zdania: skarbówka chce dostać Twoją księgę w formacie, który da się przeczytać maszynowo, i wybrała moment startu według tego, jak często i tak się z nią widujesz przy VAT. Nic więcej.

Zła wiadomość jest taka, że jeśli jesteś w pierwszej grupie, to zegar tyka od stycznia i nikt Cię o tym nie zawiadomił listem poleconym. Dobra jest taka, że masz jeszcze pięć miesięcy tego roku na uporządkowanie sprawy, a nie dwa tygodnie w kwietniu 2027 na cud.

Twój Excel wykonał kawał dobrej roboty. Naprawdę. Ale w tej konkurencji już nie startuje.

W mojaKsięgowa.ai księga powstaje w programie od pierwszego dokumentu — łącznie z danymi, o których arkusz nigdy nie słyszał. Zobacz, jak działa automatyczna księgowość.

Merytorycznie zweryfikował: Piotr Gloger

Newsletter od Klary — co tydzień na maila

Krótkie podsumowanie zmian w przepisach, terminów i poradników. Zero spamu, można się wypisać jednym kliknięciem.

Zapisz mnie

Zapisując się akceptujesz politykę prywatności.